Как составить ТЗ на клининг коммерческого помещения

Техническое задание на клининг - это документ, по которому подрядчик считает цену и выполняет работу. Без ТЗ заказчик и клининговая компания работают «на честном слове»: один думает, что в уборку входит мойка окон раз в месяц, другой - что только раз в полгода. На приёмке возникает конфликт, на актах - споры, на следующем месяце - торг по цене.

В этой статье разбираем, какие 9 блоков должны быть в ТЗ на клининг, чтобы избежать таких ситуаций, и почему грамотное ТЗ экономит до 30% бюджета на уборку коммерческого помещения.

Зачем бизнесу ТЗ на клининг

На рынке коммерческого клининга в Санкт-Петербурге работают сотни компаний - от частных бригад до крупных федеральных сетей. Они дают принципиально разные цены за один и тот же объект, и не потому что демпингуют или хитрят, а потому что под одним и тем же запросом «уборка офиса 500 м²» понимают разные объёмы работ.

Грамотное ТЗ решает четыре задачи бизнеса:

• Сравнение цен между подрядчиками честно - все считают одно и то же
• Фиксация ответственности - кто за что отвечает, что входит в стоимость, а что оплачивается отдельно
• Защита при приёмке - есть формальные критерии «убрано / не убрано»
• Стабильность цены на весь срок договора - без «доплат» за неучтённое

По нашему опыту, компания, которая впервые внедряет нормальное ТЗ, экономит 15-30% на клининге за счёт прекращения скрытых доплат и точного расчёта.

9 обязательных блоков ТЗ

1. Описание объекта

Базовая информация, без которой подрядчик не может оценить работу. Обязательные пункты:

• Адрес объекта и точная площадь (общая и убираемая - они различаются)
• Типы зон: офисное пространство, переговорные, кухня, санузлы, лобби, коридоры, лестничные клетки
• Материалы покрытий пола (плитка, ламинат, ковролин, наливные полы, бетон)
• Количество санузлов, количество кухонь, количество переговорных
• Площадь остекления (для расчёта мойки окон)
• Этажность и наличие лифта (важно для логистики уборочной бригады)

2. Перечень работ по зонам

Самая объёмная часть ТЗ. Для каждой зоны - конкретный список работ. Например, для офисного пространства:

• Влажная уборка пола
• Сухая уборка ковровых покрытий пылесосом
• Протирка офисной мебели от пыли
• Влажная уборка подоконников
• Вынос мусора, замена пакетов в корзинах
• Протирка стеклянных перегородок
• Влажная уборка плинтусов и труднодоступных мест

Для каждой работы - сразу указывается зона, в которой она выполняется. Размытые «уборка офиса» приводят к разному пониманию объёма.

3. Периодичность работ

Каждой работе - своя частота. Минимум три уровня:

• Ежедневно - пол, мусор, санузлы, входная группа
• Еженедельно - мебель, плинтуса, подоконники, стёкла перегородок
• Ежемесячно - мойка окон, чистка ковровых покрытий, дезинфекция санузлов

Часто добавляются квартальные и сезонные работы: мойка фасадов 2 раза в год, генеральная уборка раз в квартал, химчистка офисной мебели по графику.

4. Требования к персоналу и химии

Что обязательно указать:

• Минимальный состав бригады (например: 2 клинера + бригадир на объект 1000 м²)
• Требования к форме и идентификации сотрудников (бейдж, корпоративная форма)
• Требования к санитарным книжкам (обязательно для пищевых производств и медучреждений)
• Запрет на использование бытовой химии - только профессиональная сертифицированная
• Требования к допускам (СРО для высотных работ, аттестация по охране труда)

5. Режим уборки и доступ на объект

Когда и как клининг приезжает на объект:

• Часы уборки (например: 22:00-07:00 после закрытия офиса)
• Дни уборки (пн-пт / 7 дней в неделю / только в выходные)
• Порядок доступа (пропуска, согласование с охраной, инструктаж)
• Места хранения инвентаря и химии на объекте
• Доступ к воде и электричеству

6. Критерии приёмки

Самый часто пропускаемый блок - и самая частая причина споров. Что должно быть:

• Кто принимает работу со стороны заказчика (ФИО, должность, контакт)
• Чек-лист приёмки по зонам и работам (что должно быть выполнено)
• Допустимые отклонения (например: до 5% площади с замечаниями подлежит переделке)
• Сроки устранения замечаний
• Что считается невыполнением работ и даёт основание для штрафа

7. Форма отчётности

Какие документы заказчик получает после уборки:

• Журнал уборки (ежедневный или сменный)
• Акт выполненных работ (ежемесячно)
• Фотоотчёт по контрольным зонам
• Журнал расхода химии
• Журналы инструктажей по охране труда

8. Особые требования

Зависит от типа объекта. Для разных бизнесов добавляются:

• Пищевые производства, рестораны, кафе - соблюдение норм СанПиН и ХАССП, карты точек контроля, использование химии с регистрационными свидетельствами
• Медицинские учреждения - классы чистоты помещений (А, Б, В, Г), специальная дезинфекция, обращение с медицинскими отходами
• Банки и финансовые учреждения - режим секретности, ограничения зон уборки, согласование пропусков с СБ
• Производства с опасностью - допуски СРО, обучение по охране труда, использование СИЗ

9. Бюджетные рамки

Не «коммерческая тайна», а нормальная практика B2B-закупок. Указывается:

• Бюджет на месяц (или диапазон)
• Срок договора (1 год, 3 года, бессрочный)
• Порядок оплаты (постоплата, предоплата 30/70)
• Условия пересмотра цены (индексация, дополнительные работы)

Шаблон ТЗ на клининг (структура)

Используйте эту структуру как основу. Адаптируйте под свой объект:

5 типовых ошибок в ТЗ

1. Размытые формулировки. «Поддерживать чистоту», «качественно убирать», «по необходимости» - такие пункты невозможно проверить на приёмке. Заменяйте на конкретные действия и периодичность.

2. Нет привязки работ к зонам. Просто список работ без указания зон - даёт каждому подрядчику свой объём в расчёте. Обязательно: работа + зона + периодичность.

3. Отсутствие требований к материалам и химии. Заказчик ждёт профессиональной химии за свой бюджет, подрядчик закладывает бытовую - и цена «оправданно» ниже на 20%. Указывайте требования к сертификации.

4. Не учтены сезонные работы. Мойка окон 2 раза в год, генеральная уборка раз в квартал, чистка ковровых покрытий - часто забывают включить. Потом подрядчик предлагает «дополнительные услуги» за отдельный счёт.

5. Нет критериев приёмки. Самая болезненная ошибка. Без формальных критериев приёмка превращается в субъективную оценку «нравится / не нравится», и любой спор - в позицию «слово против слова».

Краткие ответы

Можно ли заказать клининг без ТЗ? Можно, но это всегда приводит к одному из двух: переплата за работы, которые не нужны, или конфликты по работам, которые нужны, но не включены.

Кто составляет ТЗ - заказчик или подрядчик? Идеальный вариант - заказчик. На практике часто шаблон даёт подрядчик, заказчик правит под себя. Главное - чтобы итоговое ТЗ описывало нужды заказчика, а не удобство подрядчика.

Что делать, если ТЗ нужно прямо сейчас и нет времени на проработку? Зовите подрядчика на бесплатный замер с условием составления ТЗ. Профессиональные компании делают это бесплатно для крупных объектов - это входит в коммерческую работу.